«Les collaborateurs subissent les réunions»

Interview de Mara Bilo pour Luxembourger Wort à notre CEO - Enrico Abitelli

Certaines études démontrent que jusqu'à 75 % des réunions de travail sont inutiles. Qu'en pensez-vous?

Enrico Abitelli - « Je vous donne un autre chiffre: selon une étude du Cabinet Wisembly, les cadres passent en moyenne 16 ans, soit plus d'un tiers de leur carrière professionnelle, en réunion. Il me semble dès lors évident que toutes les réunions ne sont pas nécessaires. Idéalement, c'est une occasion de collaborer, échanger et prendre des décisions en dehors du contexte quotidien. Mais les collaborateurs tendent à subir une réunion, plutôt que d'en faire partie. Cela crée un sentiment d'inutilité.

Comment peut-on remédier à cela?

«En tant que manager, il faut encourager ses collaborateurs à participer à la réunion. Je vois finalement deux styles de management. D'une part, il y a le manager opérationnel, très compétent dans son travail, mais qui doit encore acquérir certaines compétences managériales – les réunions qu'il organise seront focalisées sur ses propres objectifs. D'autre part, il y a le vrai manager. Celui-là, au-delà du savoir-faire technique, possède toutes les compétences managériales pour gérer son équipe. Aussi, les réunions qu'il organise seront axées sur les objectifs communs, en tenant compte des idées et suggestions de ses collaborateurs.

Pourquoi est-ce que les managers et collaborateurs se sentent obligés d'organiser autant de réunions?

«Toutes les réunions ne sont pas organisées pour de bonnes raisons! L'idéal serait d'organiser moins de réunions mais de faire en sorte qu'elles soient plus agréables. Si, selon les études mentionnées, trois réunions sur quatre sont considérées par les participants comme étant inutiles, elles sont loin de l'être. 

Comment faire alors?

«Parmi les petites astuces que je propose souvent dans le cadre de mes formations, il y a par exemple l'humour . Une réunion qui commence par une note drôle se déroulera forcément dans une atmosphère plus détendue. Ou même l'exercice physique. A titre d'exemple, le boss de Virgin, Richard Branson, organise ses réunions debout. Selon lui, ainsi ses collaborateurs restent toujours attentifs et actifs. 

Pourquoi ne pas non plus changer d'air et tenir sa réunion à l'extérieur? Organiser un meeting avec ses collaborateurs dans un autre environnement que leur lieu de travail habituel leur permet de se changer l'esprit et de trouver de nouvelles idées.

Comment peut-on préparer une bonne réunion?

«Je préconise la méthode dénommée TOP: «Thème», «Objectif» et «Plan». L'important est de préparer sa réunion: il faut informer les participants des thèmes que l'on va aborder, des objectifs à atteindre et du plan d'action prévu pour atteindre ces objectifs. 

Les collaborateurs trouvent une réunion inutile s'ils ne savent pas de quoi il en retourne. Chaque participant devrait se demander au préalable pourquoi est-ce qu'il va en réunion, de quoi on va parler, quelle est la contribution qu'il va pouvoir faire.

La bonne gestion d'une réunion tient donc au travail préparatoire...

«Pas seulement. Il est tout aussi important de donner un cadre pendant la réunion en fixant, par exemple, un temps de parole pour chacun ou en se tenant au temps alloué à chaque thème abordé. Il est en fait primordial de ne pas laisser les collaborateurs être passifs mais de favoriser les échanges. Si les collaborateurs ne se sont pas exprimés, la réunion n'aura pas atteint pleinement ses objectifs. Une manière pour que les collaborateurs se sentent engagés est de leur faire préparer la réunion: ils auront à cœur que la réunion débouche sur un plan d'action précis!

Et après la réunion?

«Il est important de rappeler aux participants les actions décidées et d'en faire le suivi. Est-ce que chacun a tenu les engagements pris? Quels sont les objectifs à atteindre pour la prochaine réunion? Les collaborateurs auront alors beaucoup moins la sensation de perdre leur temps.

Est-ce qu'en tant que collaborateur, il faut accepter toutes les réunions?

«Cela dépend de l'organisation interne de chaque structure. Selon moi, c'est aux managers de décider qui doit participer aux réunions; c'est important que chaque participant y fasse une vraie contribution. Cela dit, toute décision à prendre ne requiert pas toujours l'organisation d'une réunion. Il est aussi possible d'envisager un court échange informel, par exemple devant la machine à café. Cela montre que le manager prend quand même en compte l'avis de ses collaborateurs, sans pour autant passer par la case réunion.

Quelles sont la fréquence et la durée idéales d'une réunion?

«Cela dépend évidemment de l'entreprise mais de manière générale une réunion hebdomadaire est amplement suffisante pour organiser le travail de la semaine. Quant à la durée: une réunion devient souvent trop longue lorsque la discussion commence à tourner autour de sujets non prévus à l'ordre du jour. De même lorsque les réunions tournent en moment «défouloir»; râler pour râler fait perdre du temps à tout le monde

 Une petite réunion avec peu de participants devrait durer environ une demi-heure; s'il y a plus de participants, il est envisageable d'organiser une réunion d'1h ou 1h30. Les réunions plus longues ne sont pas forcément les plus productives: notre temps de concentration commence à fléchir au bout d'environ une demi-heure.

Et au niveau du nombre de participants?

«Cela dépend du nombre de personnes dans l'équipe et directement concernées par l'objet de la réunion. L'objectif est que tous les participants s'expriment – s'il y a des réticents, le manager doit prendre le rôle de facilitateur pour permettre à tout le monde de s'exprimer, même les plus timides.»